주제별 그룹방 통해 소통

접근성ㆍ사용성 크게 향상

그룹 임직원의 소통 활성화 및 업무 효율화를 위해 지난 8월 17일 론칭한 커뮤니케이션 앱 조인스 플로우의 대표 기능인 플로우(그룹방)를 활용해 부서 업무 관리와 친목 도모에 도움을 받는 임직원이 늘고 있다. 플로우는 사용 목적에 따라 ▶동호회 ▶정보 공유 ▶친목 ▶학습 ▶업무 ▶조인스터디(joinstudy) 등 크게 6가지 주제로 공개 또는 비공개 그룹방을 만들어 소통할 수 있다. 그룹방 참여 인원끼리 주제별 정보를 공유하는 사내 소셜네트워크서비스(SNS)인 셈이다.

메가박스는 플로우를 가장 적극적으로 이용하는 계열사로 전국에 흩어져 있는 지점과의 커뮤니케이션 도구로 활용하고 있다. 메가박스 이율구 영사기술팀장은 "서울권역과 중부권역 등 2개의 그룹방을 개설해 지점별 작업 일정 및 팀원들의 개별 업무 일정 등을 한눈에 파악하고 있다. 이 팀장은 할 일(To-Do List) 관리 등 업무 기능도 사용해 업무 생산성 향상에 도움을 받고자 한다"며 "플로우에 일정 관리 기능을 강화해 아웃룩의 개인 일정에 연동할 수 있어야 한다"는 점은 개선 사항으로 꼽았다.

‘플로우’로 사내 동호회 또는 소모임 운영도 가능하다. JTBC 총무팀 정구민 사원은 ‘플로우’를 통해 방송 계열 임직원 농구 동호회 농농야를 운영 중이다. 기존 그룹웨어 조인스넷 게시판, 즉 PC 환경에서 일정과 사진을 공유했던 것과 달리 스마트폰에 최적화된 앱이 생겨 접근성과 사용성이 크게 향상됐다. 정 사원은 동호회 관리에 이어 업무 관리 도구로 ‘플로우’ 활용을 고려 중이다. 그는 “스마트폰을 통한 업무 관리가 익숙하지 않거나 아직 그룹 커뮤니케이션 앱 활용법을 모르는 사우가 많은 것 같다”며 “사용자들이 자주하는 질문(FAQ)을 게시물에 정리해 주거나 관련 교육이 진행됐으면 좋겠다”고 말했다.

‘플로우’에 그룹 공통 서비스를 추가해 임직원 모두가 경험할 수 있도록 할 예정이다. JTBC 방송법무팀은 방송 계열 임직원을 대상으로 ‘JTBC 저작권 관련 질의응답 센터’를, 전 임직원 대상 ‘저작권 신고센터’를 11월 초 오픈할 예정이다. ‘플로우’를 통해 저작권 관련 상담과 신고 관련 게시글을 작성할 수 있는데, 세부 내용은 법무팀 담당자 및 게시글 작성자만 열람할 수 있다.

사우들이 그룹 커뮤니케이션 앱을 더 잘 활용할 수 있도록 매뉴얼 배포 등 안내는 계속된다. 조인스중앙 그룹웨어 PMO팀은 지난달부터 매주 1~2회 실제 활용 사례와 팁을 조인스넷의 중앙그룹 게시판과 스마트정보마당-IT FAQ를 통해 연재하고 있다. 조인스 플로우 앱에서 메일 계정을 등록하는 법을 시작으로 팀 업무 공유방 만들기, 할 일(To-Do List) 체크 기능, 업무 관리(Workflow) 기능, 일정 공유 기능 등을 네 번에 걸쳐 소개했다. 11월에는 ▶구글 문서 또는 구글 스프레드시트 등 문서 공유하기 ▶주간 업무 등 팀 공동 작업물을 작성하기 ▶야근 일지 관리 방법 등 팀 단위 문서를 실시간으로 공유하고 편집할 수 있는 방법에 대해 소개할 계획이다. 사우 여러분의 업무 생산성 향상에 실질적 도움이 될 수 있도록 조인스 플로우 앱에 대한 많은 관심과 활용을 부탁드린다.

유덕현 대리·조인스중앙